Le proccessus communs à tout projet
Le schéma ci-dessous retrace les différentes étapes que nous pouvont retrouver dans n’importe quel projet à peu de choses près.
Le pilotage de projet
Le pilotage de projet s’effectue non seulement en pilotant les personnes mais surtout en prenant des décisions selon des critères bien précis : budgets, moyens, ressources, risques… .
En effet, le chef de projet effectue différents tableaux afin de l’aider à prendre des décisions.
En ce qui concerne le budget, il faut souvent tenir compte des différents achats possibles (logiciels, matériel, licences,…), des formations s’il y a lieu, du budget alloué au projet,… . Une fois tous les coûts posés dans un tableau, le chef de projet pourra alors étudier la faisabilité du projet et demander des éventuels financements pour le projet.
Dans un projet, il faut toujours mettre à plat les risques possibles et/ou les contraintes du projet. Cela permet de ne pas être déstabilisé lorsqu’on rencontre un problème. Le mieux est de tout de suite établir un tableau avec les risques possibles, la source du risque, les plans d’actions si on rencontre ce risque et le responsable si ce risque arrive. Il est également important de tenir compte des contraintes du projet (délais, ressources,…). Cela permettra d’être plus à même de gérer ces problèmes.
Le chef de projet pourra également proposer un arbre d’aide à la décision. Le but est de poser chaque critère de décisions ainsi que les variables correspondantes et leur pourcentage de réussite. De cette façon, le choix pourra se faire en fonction de chaque variable et avec le moins de risques possible.
La planification de projet
Afin que tout se déroule pour le mieux, il est indispensable de penser à tout planifier en partant de l’objectif à atteindre et en déroulant toutes les actions possibles pour atteindre cet objectif.
La planification de projet se fait à l’aide d’outils de planification qui ont chacun leur objectif dans cette planification. Ainsi, le chef de projet pourra définir un diagramme fonctionnel. En fait, le but est de diviser les tâches et d’y allouer des ressources. On pourra donc facilement voir qui fait quoi. Un autre outil est également le WBS (Work Breakdown structure) qui est quasiment la même chose à ceci près qu’on y ajoute également la liste des livrables pour chaque tâche.
L’étape suivante est de reprendre les différentes tâches et d’y ajouter des jalons. Pour ce faire, là encore plusieurs outils sont à la portée du chef de projet. Il peut utiliser la méthode GANTT où il pourra planifier heure par heure quasiment les étapes du projet et le planning exacte avec les ressources correspondantes. Le chef de projet pourra également compléter le diagramme de GANTT avec la méthode PERT (Program Evaluation and Review Technic) où il y posera plutôt un calendrier basé sur les zones critiques du projet. Le chef de projet utilisera plutôt cette méthode s’il voudra réussir son projet le plus rapidement possible en identifiant les tâches qui ne doivent connaître aucun retard.
L’animation de réunion
Lors d’une réunion entre les différents membres de l’équipe, le plus important est de toujours poser un ordre du jour de façon à ce que les différents membres de l’équipe puissent préparer de quoi participer et prendre la parole concernant leur propre état d’avancement sur le projet.
Un ordre du jour permet également d’établir les priorités sur le sujet et donc de mieux définir et de gérer les moyens.
La réunion est un moment important dans le projet. Elle permet à chaque membre du projet de se tenir au courant des éventuels changements sur le projet et de son état d’avancement. Ainsi, la personne qui organise la réunion devra tenir compte de nombreux éléments pour que la réunion soit un succès et qu’elle attire le plus de monde possible. C’est pourquoi concernant la date, elle doit être posée ni trop tôt, ni trop tard afin qu’un maximum de participant puisse être présent. Cependant, maintenant, un bon nombre d’entreprises possèdent maintenant un agenda en ligne (type Outlook ou Lotus Notes) qui permet d’être au courant des disponibilités de chacun des membres.
Le choix des participants est également prépondérant dans la bonne conduite du projet. Si celle-ci porte plutôt sur des questions techniques, il n’est pas nécessaire d’impliquer tout le monde. A l’inverse si la réunion porte sur un état général du projet, il sera là intéressant d’inviter tous les membres de l’équipe.
Enfin, une fois la réunion effectuée, le plus important est de tenir un compte rendu de la réunion. Ce compte rendu devra être envoyé le plus rapidement possible à tous les participants ainsi qu’à tous les absents mais également en copie à toutes les personnes qui seraient susceptibles d’être intéressée par la réunion (à l’équipe marketing lors d’une réunion technique par exemple).
Ce compte rendu devra être bien organisé. Il devra être clair, précis et concis. Il ne sert à rien de reprendre mot à mot ce qui s’est dit pendant la réunion. Le mieux est d’y poser les objectifs, les grandes décisions et les actions à faire. Généralement dans les grosses entreprises où il est d’usage de faire une réunion assez souvent, les comptes-rendus sont des documents préétablis ce qui permet de gagner du temps tant pour la personne qui établit le compte rendu que pour les lecteurs du document.
Les limites du Remote Management
Travailler avec une équipe composée de personnes de différentes nations peut être parfois une contrainte. En effet, le management à distance implique de nombreux freins liés à la distance, à la langue ou encore au manque de communication.
La distance implique forcément un frein lié au manque de lien humain. C’est-à-dire que pour qu’une équipe puisse communiquer efficacement entre elle, et que le manager puisse communiquer avec les différents membres de son équipe, il faut obligatoirement qu’un lien soit crée. En effet, la communication verbale joue un rôle majeur dans la communication. (cf I) 1) B) ). La barrière de la langue et le fait de ne pas être sur place peut changer énormément car le message transmis passe bien mieux et est mieux entendu s’il est dit en face de la personne. De plus si l’équipe est éparpillée, il n’existe plus aucun « repère » dans le sens où les personnes sont plus autonomes mais moins rigoureuses. Le fait que le chef ne soit pas « derrière » permet une certaine autonomie mais surtout plus libre de faire ce qu’on veut et donc plus décontracté par rapport au travail.
Le fait que chacun possède une langue maternelle différente engendre de nombreuses incompréhensions et problèmes au sein du projet. L’incompréhension générale provoque la plupart du temps un manque d’efficacité ou encore une baisse de motivation. Le fait que les collaborateurs ne parlent pas la même langue, cela peut tout à fait décourager les collaborateurs. C’est alors au chef de projet de faire en sorte de créer une cohésion de groupe.
Le remote management permet de gagner un temps certain puisque les collaborateurs peuvent communiquer à distance à l’aide de divers outils cependant ce système de management peu, a contrario, augmenter les délais d’efficacité pour résoudre un problème. En effet, le décalage horaire et la distance engendrent un délai entre le moment où un problème est identifié, où celui-ci est transmis à la bonne personne et où celui-ci est résolu. Tandis que si cela avait lieu dans un même lieu, la résolution de problème aurait été plus rapide.
Le Remote Management est donc une solution efficace dans la gestion de projet puisqu’elle permet de gérer un projet à distance tout en s’adaptant à la culture du pays cependant cela n’est pas toujours facile si l’on tient compte des différences culturelles des propres membres de l’équipe qui doivent s’adapter à une langue globale et à une autonomie pas toujours agréable à vivre.
Les outils du remote management
Comme son nom l’indique, le management à distance est un style de management qui est mis en place lorsque manager et managé ne sont pas sur le même lieu de travail.
Ainsi, la façon de manager n’est pas du tout la même lorsque le manager est loin de son équipe c’est pourquoi le choix des outils de communication est très important. En effet, on ne manage pas une équipe à distance de la même façon que l’on manage une équipe à proximité. Pourtant le choix est vaste : emails, appels téléphoniques, conférences téléphoniques, intranet, chat, télécopies ou encore visioconférences sont d’autant d’outils qui permettent de communiquer à distance mais tous n’apportent pas le même résultat. Maznevski et Chudoba partent du postulat que les emails, fax et des courts appels téléphoniques sont des outils qui permettent seulement d’obtenir des informations. A contrario, d’autres outils tels que les visioconférences ou les conférences téléphoniques servent plutôt à résoudre des problèmes.
En ce qui concerne l’intranet, il s’agit là d’une plateforme destinée exclusivement à l’entreprise et donc à un usage interne. Le but est de donner accès à l’information de façon précise, claire et officielle.
Les emails quant à eux sont plutôt utilisés pour demander une information. Ils peuvent être envoyés à un ou plusieurs destinataires. La réponse sera alors instantanée ou différée selon la disponibilité de chacun.
Les appels téléphoniques sont également utilisés pour demander une information sauf si l’appel est programmé d’avance et cela s’apparente donc à une conférence téléphonique mais avec un nombre de participants restreint (2 ou 3 participants maximum).
Les conférences collectives, elles, servent à trouver des solutions ensemble à un problème donné ou à faire un état d’avancement en direct.
Certaines entreprises sont également dotés de chat ou d’autres outils collaboratifs tels que NetMeeting qui permettent de partager des documents en direct avec les membres de l’équipe.
Ainsi, grâce à ces nombreux outils, les équipes pourront adapter leur façon de communiquer selon le besoin et la tâche à accomplir.
Les avantages du remote management
Travailler avec des personnes venant de tout horizon et culture est un réel avantage. En effet, selon Michael Porter, les nations tirent un avantage concurrentiel du fait de plusieurs facteurs : ressources, taille, marché,… . Cette union des différents pays dans le projet permet d’agrandir le réseau de fournisseurs par exemple ou même de clients. En fait chaque pays à sa propre empreinte culturelle et ses propres caractéristiques ce qui enrichie globalement un projet.
Sur une plan plutôt économique, un pays peu tirer bien de avantages en ce qui concerne la main d’œuvre, les ressources naturelles ou encore la taille de la population.
En fait, le management à distance favorise la productivité et la séparation des tâches dans le sens où chaque membre de l’équipe est placé dans le pays qui sera le plus adéquat, qui permettra d’obtenir un avantage concurrentiel selon sa spécialité. Par exemple un produit pourra être pensé par des marketeurs suédois, développé par des ingénieurs français et produit par des travailleurs chinois.
De façon plus générale, le remote management permet de gagner en délai puisque les outils mis en place permettent de mettre en place des réunions par visioconférence. Ainsi, le déplacement n’est (quasiment) plus nécessaire. Toutefois ce gain de temps ne sera possible que si les collaborateurs utilisent des outils de communication à distance.
On pourra également noter des avantages du côté des managers, le Remote Management est un système permettant à une équipe d’être divisée dans plusieurs pays. Ainsi, si pour un pays donné, la relation client/fournisseur est un avantage certain, le Remote Management sera un levier et/ou une raison pour maintenir l’équipe sur place.
On notera également l’avantage certain de traiter avec une équipe multiculturelle puisque celle-ci sera par définition plus créative puisqu’elle atteindra un plus large éventail de clients.
En ce qui concerne les membres de l’équipe, ceux-ci auront surement plus de facilitées à contacter le chef de projet que s’il avait été directement dans les mêmes locaux. En effet, si le manager se trouve dans les mêmes locaux, il se peut qu’il ne soit pas dans son bureau, ou alors il est en réunion mais on ne sait pas à quelle heure celle-ci va se terminer. Il est donc plus rapide de contacter directement le chef de projet par téléphone ou par mail.
On constatera également que les membres de l’équipe possèdent une plus grande autonomie dans leur travail puisque le manager n’est pas toujours « sur leur dos ». En effet, s’ils travaillent dans les mêmes locaux, le chef de projet aura tendance à vouloir trop en faire et à trop s’impliquer par rapport à ses collaborateurs. Le fait d’être managé à distance permet donc une autonomie certaine contrairement à un management classique.
Les nouveautés par rapport à un management classique
Comme son nom l’indique, le Remote Management implique une gestion d’équipe à distance, de ce fait, un contrôle direct de son équipe n’est plus réalisable. Il va donc falloir que le manager ait une plus grande confiance en chacun des membres de son équipe tout en prélevant bon nombre d’information pour le suivi du projet.
La communication d’équipe se fait par le biais d’outils de communication. De ce fait, on peut ressentir une certaine perte de qualité dans la communication. Le langage visuel favorisant fortement le passage d’information complémentaire, cette communication est alors réduite.
Les moments intégrateurs et fédérateurs sont réduits car les membres de l’équipe auront moins d’occasions pour se réunir et cela ne facilite pas les relations. De même que les réunions informelles, sur le vif n’existent pas. En effet, lorsque l’on possède un voisin qui travaille sur le même projet, il est d’autant plus facile de proposer une réunion informelle ou un état d’avancement rapide ce qui est tout à fait impossible lorsque l’on travaille séparément de son équipe.
Nous avons déjà évoqué le problème le problème de la langue, nous nous y attarderons donc pas. Toutefois il est important de rappeler que la plupart du temps, dans un contexte international, la langue prioritairement employée est l’anglais ce qui pose automatiquement des problèmes de compréhension. La communication est moins efficace que si elle avait été pratiquée avec la langue maternelle de chacun.
Le Remote Management, principe de base
Le Remote Management (ou management à distance) est une solution qui est globalement utilisée dans les entreprises implantées mondialement car c’est un style de management permettant de gérer un projet, une équipe à distance à l’aide de divers outils réseau.
Nous avons vu que dans le cadre de la gestion de projets, le style de management est très important. Le chef de projet qui se pose en leader est alors un personnage important pour mener son équipe et son projet à bien. En fait, il doit mettre à sa disposition les outils les mieux adaptés pour son « équipe projet ».
En effet, comme la gestion de projet avec une équipe internationale signifie également travailler à distance, il a fallut trouver une solution pour atteindre l’objectif à savoir réussir le projet.
Un chef de projet doit toujours être conscient qu’un projet signifie surtout de résoudre un problème donné, de faire face aux diverses contraintes (besoins, solutions, couts, temps, ressources, budget,…). Un projet peut également se restreindre à un début mais surtout à un « happy end ». Pour cela le projet intègre une équipe et une organisation dédiée au projet (marketing, communication, ingénieurs,…). En fait, le chef de projet est alors considéré comme un manager polyvalent puisqu’il doit à la fois gérer son équipe et son projet mais s’intégrer dedans en faisant face aux problèmes si besoin.
L’essor des nouvelles technologies permet d’améliorer le management d’équipe à distance en développant des outils de remote management cependant le management passe prioritairement par des liens et des contacts in visu c’est pourquoi le chef de projet doit créer une ambiance favorable au projet mais également une certaine proximité avec son équipe afin de favoriser la communication entre les différents interlocuteurs. De plus, des contacts « réels » sont importants dans la gestion de projet. Cela permet de créer un contexte de travail plus facile si un premier contact entre les différents membres de l’équipe est pris, la technologie fera le reste.
Faire des différentes cultures, un seul moteur projet
Kroeber et Kluckohn (1952) classent et décrivent la culture en 5 rubriques :
- Les états mentaux : il s’agit de la façon de percevoir les choses qui sera différentes selon chaque culture.
- Les types de comportements : il s’agit des rites ou des habitudes de chacun dans le comportement. Il s’agit de différencier chaque individu selon son comportement.
- Les savoir-faire : la maîtrise des techniques et des savoir-faire varient selon le pays d’origine. Cela fait parti du patrimoine.
- Les produits de l’application de ces savoir-faire : il s’agit des produits qui dérivent de ces savoir-faire (voitures, maisons, …). Qui varient selon les savoir-faire des pays.
- Les institutions et modes d’organisations collectifs : l’organisation des différentes structures peut varier selon la culture du pays. L’organisation collective d’une entreprise ou encore d’une école ou d’une ferme est alors différente selon les pays.
L’idée sera donc de faire en sorte de cultiver les différences de chacun selon ces 5 points et d’en tirer le meilleur pour en faire un moteur projet.
La difficulté dans la communication entre des personnes de nationalités différentes est de tenir compte des façons de travailler de chacun. En effet, par exemple les turques sont des personnes qui sont dévoués au travail. Ils seront capables de travailler même les week-ends s’il le faut surtout dans le cadre d’un projet. On peut également remarquer que les allemands ou les anglo-saxon sont amateurs de données diverses tandis qu’au contraire, les personnes issues des pays latins se suffiront de simples phrases et favoriseront plutôt le dialogue.
Le chef de projet devra donc faire attention aux données qu’il enverra à son équipe. Il devra également faire attention au ton employé qui peut être pris pour certains de façon négative quand d’autre le prendront comme un simple dialogue. Le tout est de faire attention à la façon de communiquer et de diffuser l’information.
